Belege unterschreiben lassen

Was dein Kunde bestätigt, musst du nicht mehr ausdrucken, unterschreiben lassen und wieder einscannen. LazyBill holt die Unterschrift direkt im Beleg — auf zwei Wegen, je nachdem, ob dein Kunde vor dir steht oder nicht.

Vor Ort auf deinem Gerät kannst du Lieferschein und Auftragsbestätigung unterschreiben lassen. Dein Kunde unterschreibt direkt am Tablet oder Smartphone, mit einem Stift oder einfach mit dem Finger.

Per Link gehen Angebot und Auftragsbestätigung hinaus. Dein Kunde öffnet den Link aus der Mail, sieht den Beleg und nimmt ihn verbindlich an — ohne Konto, ohne App.

Vor Ort unterschreiben lassen

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Öffne den Beleg. Bei der Auftragsbestätigung steht Unterschreiben lassen oben in der Kopfzeile, beim Lieferschein am fertigen Beleg; am Handy findest du den Eintrag in der Karte des Belegs. Ein Entwurf lässt sich nicht unterschreiben — schreib den Beleg also vorher fertig.

Dann öffnet sich das Feld über den ganzen Bildschirm:

• Dein Kunde unterschreibt mit Finger, Stift oder Maus. Die Linie darunter dient nur als Führung, sie landet nicht im Bild.
• Darunter trägt er seinen Namen in Druckbuchstaben ein. Der Name ist Pflicht, die Unterschrift selbst ist die Bestätigung.
• Kopie per E-Mail an den Kunden ist eingeschaltet, sobald beim Kunden eine Adresse hinterlegt ist. Dann geht der unterschriebene Beleg sofort als PDF an ihn hinaus, und der Beleg gilt als gesendet.
• Bestätigen speichert. Fehlt der Name oder die Unterschrift, sagt LazyBill es dir an Ort und Stelle.

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Dreht jemand das Gerät, während er unterschreibt, bleibt die Unterschrift erhalten.

Per Link unterschreiben lassen

Diesen Weg schaltest du beim Senden dazu. Im Senden-Dialog von Angebot und Auftragsbestätigung steht unten Unterschrift per Link anfordern; der Schalter ist von Haus aus aus. Daneben siehst du, wie lange der Link gilt und an wie viele Empfänger er geht.

Die Mail an deinen Kunden sieht aus wie immer, nur steht unter deinem Begleittext ein Button Ansehen und unterschreiben. Beim Angebot gilt der Link bis zu dem Datum, das im Beleg unter Gültig bis steht, sonst 30 Tage.

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Dein Kunde landet dann auf einer Seite, die nur diesen einen Beleg zeigt:

• Positionen, Summen und das PDF zum Öffnen.
• Ihr Name als Pflichtfeld, darunter Hier unterschreiben — unterzeichnen darf er, muss er aber nicht.
• Ein Häkchen, mit dem er verbindlich wird: Ich nehme das Angebot verbindlich an. beziehungsweise Ich erteile den Auftrag verbindlich.
• Ein Konto braucht er nicht, die Seite ist in der Sprache des Belegs.

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Sobald er bestätigt, steht dein Beleg auf Auftrag erteilt. Dein Kunde bekommt das unterschriebene PDF per Mail, du bekommst Bescheid, und im Verlauf des Belegs steht, wann unterschrieben wurde.

Solange niemand unterschrieben hat, zeigt der Beleg ein Kärtchen mit dem offenen Link. Über Unterschrift-Link zurückziehen machst du ihn ungültig. Sendest du den Beleg erneut mit Link, ersetzt der neue den alten.

Was nach der Unterschrift gilt

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Mit der Unterschrift wird der Beleg festgeschrieben. Das ist der Sinn der Sache: Was unterschrieben wurde, soll sich nicht mehr ändern lassen.

• Bearbeiten, löschen, annehmen, ablehnen oder zurücksetzen geht nicht mehr.
• Das PDF wird im Moment der Unterschrift abgelegt, mit Unterschriftsblock und Prüfsumme. Download, Vorschau und Mailanhang liefern genau diese Datei.
• Im Beleg steht die Pille Unterschrieben mit Name und Datum, in der Liste ein eigenes Symbol.
• Duplizieren und Umwandeln funktionieren weiter — der neue Beleg startet aber ohne Unterschrift.

Brauchst du doch eine Änderung, bleibt der übliche Weg: neuen Beleg schreiben und erneut unterschreiben lassen.

Was gespeichert wird

Zur Unterschrift gehören Name, das Bild der Unterschrift, der Zeitpunkt und die Gerätekennung des benutzten Browsers; beim Weg über den Link zusätzlich die IP-Adresse und die Adressen, an die der Link ging. Wie du unterschrieben hast — Druck, Geschwindigkeit, Strichfolge — wird nicht erfasst, gespeichert ist allein das Bild.

Der Link selbst trägt einen zufälligen Schlüssel hinter dem #, der nie in einem Server-Protokoll landet, und die Unterschriftsseite ist von Suchmaschinen ausgeschlossen. Die Einzelheiten stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Bei Fragen melde dich gerne unter support@lazybill.at.