Gutschriften

Der Kunde schickt etwas zurück, es gibt einen Mangel, oder ihr einigt euch nachträglich auf einen Nachlass: Dann schreibst du eine Gutschrift. Die Rechnung bleibt, wie sie ist, denn ändern lässt sie sich nach dem Finalisieren nicht mehr. LazyBill legt stattdessen einen eigenen Beleg an, die Rechnungskorrektur.

Zwei Belege heißen Gutschrift

Das Wort meint zwei gegensätzliche Dinge, und LazyBill fragt dich deshalb beim Anlegen, welches du brauchst. Über Rechnungen und den Button + Gutschrift stehen beide zur Wahl:

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Wer hier danebengreift, bucht in die falsche Richtung, und es fällt erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf. Warum es die beiden Belege gibt, was steuerlich dahintersteckt und wo die Bankgutschrift hineinspielt, erklärt der Ratgeber Gutschrift: drei Bedeutungen, und welche wann gilt.

Gutschrift oder Storno?

• Es geht nur ein Teil zurück: Gutschrift, so wie hier beschrieben.
• Die Rechnung ist ganz hinfällig: stornieren, siehe Rechnung schreiben.

Beides geht, ob die Rechnung schon bezahlt ist oder nicht.

So schreibst du eine Gutschrift

Öffne die Rechnung und wähle im Menü mit den drei Punkten oben rechts Gutschrift erstellen. Im Dialog sagst du, was zurückgeht:

• Positionen zurücknehmen: je Position die Menge eintragen, die der Kunde zurückschickt
• Betrag nachlassen: einen Betrag eintragen, etwa für einen Mangel

Dazu schreibst du einen Grund, zum Beispiel „Rücksendung”. Er steht später auf dem Beleg. Darunter siehst du sofort, was der Kunde noch schuldet und was du ihm zurückgeben musst.

Ein Klick auf Gutschrift erstellen, und die Rechnungskorrektur ist fertig: ein eigener Beleg mit eigener Nummer. Du verschickst sie wie jede Rechnung, per E-Mail oder als PDF.

Wenn der Kunde schon gezahlt hat

Hat er noch nicht gezahlt, schuldet er ab sofort weniger, und du bist fertig.

Hat er schon gezahlt, bekommt er Geld zurück. Überweist du es gleich, schaltest du im Dialog Betrag wurde zurückgezahlt ein und trägst Betrag und Datum ein. Sonst holst du das später nach: Öffne die Rechnungskorrektur und wähle Rückzahlung erfassen. Bis dahin steht sie als offen, so wie eine unbezahlte Rechnung.

Was sich an der Rechnung ändert

Der offene Betrag sinkt um die Gutschrift — in der Rechnungsliste, an der Rechnung selbst und in einer Mahnung, wo eine eigene Zeile Gutgeschrieben steht. Beide Belege verweisen aufeinander, du kommst also von der Rechnung zur Korrektur und zurück.

Soll später auch der Rest zurück, heißt der Weg im Menü Restbetrag gutschreiben. In der Rechnungsliste findest du alle Korrekturen über den Filter Korrekturen.

Gutschrift ohne Rechnungsbezug

Hier drehst du die Richtung um: Nicht dein Kunde bekommt Geld zurück, sondern du rechnest für einen Partner ab und überweist ihm den Betrag. Üblich ist das bei Provisionen und Honoraren, wenn ihr vereinbart habt, dass du abrechnest und nicht er. Das Gesetz nennt genau diese Vereinbarung als Voraussetzung (§ 11 Abs. 8 UStG 1994 in Österreich, § 14 Abs. 2 UStG in Deutschland). Dein Partner darf der Gutschrift widersprechen, dann gilt sie nicht mehr.

Für dich ist so eine Gutschrift eine Ausgabe mit Vorsteuer, niemals Umsatz.

Welche Pflichtangaben dabei gelten, warum die UID deines Partners auf den Beleg gehört und was passiert, wenn er widerspricht, steht im Ratgeber Gutschrift: drei Bedeutungen, und welche wann gilt.

So legst du sie an

Unter Rechnungen wählst du + Gutschrift und dann Ohne Rechnungsbezug. Der Editor sieht aus wie bei einer Rechnung und führt durch dieselben drei Schritte:

Beim Finalisieren bekommt die Gutschrift ihre Nummer aus einem eigenen Kreis, der mit GS- beginnt. Ab dann lässt sie sich nicht mehr ändern. Im Dialog kannst du gleich ankreuzen, dass du den Betrag schon überwiesen hast.

Was auf dem Beleg steht

Das PDF trägt den Titel Gutschrift. Das ist Vorschrift, der Beleg muss als solcher bezeichnet sein. Auf Englisch heißt er Self-billed invoice. Der Einleitungssatz nennt die Vereinbarung, der Schlusssatz kündigt deine Überweisung an. Versendet wird sie wie jeder andere Beleg, per E-Mail oder als PDF.

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Bezahlen statt bezahlt werden

Weil das Geld von dir abfließt, gibt es hier keine Fälligkeit, keine Mahnung und keinen Zahlungseingang. Die Status heißen entsprechend:

• Zu überweisen, solange du noch nicht gezahlt hast
• Überwiesen, sobald du es erfasst hast

Erfasst wird die Zahlung über Wurde überwiesen, mit Betrag und Überweisungsdatum. Das Datum ist nicht nur Kosmetik: Als Einnahmen-Ausgaben-Rechner entsteht deine Betriebsausgabe genau dann, wenn das Geld abfließt.

Wo du sie wiederfindest

Gutschriften stehen nicht in der normalen Rechnungsliste, sie würden dort jede Summe verfälschen. Die Pille Gutschriften über der Liste zeigt sie:

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In Auswertungen und Export

Eine finalisierte Gutschrift zählt überall als Ausgabe: in Umsatz & Kosten, im UVA-Rechner als Vorsteuer und im Steuerberater-Export als Buchungszeile. Im Export-Paket liegt ihr PDF bei den Belegen, nicht bei den Ausgangsrechnungen.

Stornieren

Eine finalisierte Gutschrift ist beim Partner eine Rechnung. Sie lässt sich deshalb nicht einfach auf storniert setzen, sondern bekommt ein echtes Gegendokument mit eigener Nummer, die Stornogutschrift. Damit gleicht sich auch die Ausgabenseite wieder aus.

Was noch nicht geht

Eine Gutschrift lässt sich in keine andere Belegart umwandeln und umgekehrt, sie betrifft ja eine fremde Leistung. Und sie kommt noch nicht als E-Rechnung: Im europäischen Standard ist sie ein eigener Belegtyp, das bauen wir später.

Die Texte dazu anpassen

Der erste Satz auf jeder Rechnungskorrektur kommt aus den Vorlagen, unter Einstellungen → Rechnung als Baustein Rechnungskorrektur: Einleitung. Darin steht [Grund] für das, was du im Dialog eingetragen hast. Den Begleittext für den Mailversand findest du unter Einstellungen → Email, die Beschriftungen auf dem PDF unter Mein Konto → Layout im Bereich Rechnungskorrektur.

Die Gutschrift ohne Rechnungsbezug hat eigene Bausteine, und das mit Absicht: Der Schlusstext einer Rechnung bittet um Überweisung, hier überweist du selbst. Einleitung und Schlusstext stehen unter Einstellungen → Rechnung, der Begleittext für die Mail unter Einstellungen → Email, Titel und Beschriftungen unter Mein Konto → Layout im Bereich Dokumenttitel. Das Wort Gutschrift im Titel solltest du stehen lassen, es ist vorgeschrieben.

Mehr dazu unter Vorlagen und Sprachen.