Vorlagen und Sprachen

Was auf jedem neuen Beleg steht, legst du einmal fest. Die Texte stehen unter Mein Konto → Einstellungen: Nach den Stammdaten folgen die Reiter für Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein, dazu Email und Mahnwesen. Wie deine Belege aussehen, stellst du unter Mein Konto → Layout ein, also Briefpapier und feste Beschriftungen. In den Text-Reitern und im Layout wechselst du rechts oben die Sprache.

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Standardtexte je Belegart

Jede Belegart hat einen Einleitungstext über den Positionen und einen Schlusstext unter der Summe. Die Anrede ergänzt LazyBill automatisch aus den Kundendaten, du schreibst also nur den Text danach.

Links stehen die einzelnen Bausteine, rechts bearbeitest du den ausgewählten. Bei Rechnungen kommen Bausteine dazu, die nur greifen, wenn sie zutreffen:

• Zahlungsziel: drei Zahlungsziele, anfangs 14 Tage, 30 Tage und sofort. Jedes kann ein Skonto bekommen, dann mit Skontosatz und einer Nettofrist. Bis zur Nettofrist ist ohne Abzug zu zahlen, auch wenn die Skontofrist schon vorbei ist. Das oberste Ziel ist bei neuen Rechnungen vorausgewählt, die Reihenfolge änderst du durch Verschieben. Kunden mit eigenen Zahlungszielen behalten ihre.
• Dauerrechnung: Hinweis und Dauerrechnung: Schluss für Dauerrechnungen. Der Hinweis wird beim Finalisieren eingefroren, eine Änderung hier gilt nur für neue Dauerrechnungen.
• Bar bezahlt: Schluss ersetzt den Schlusstext bei Rechnungen, die schon beim Ausstellen bar bezahlt sind.
• Stornorechnung: Einleitung und Rechnungskorrektur: Einleitung: der erste Satz nach der Anrede auf einer Stornorechnung bzw. einer Gutschrift auf einen Teil einer Rechnung. In der Korrektur steht [Grund] für den Text, den du beim Erstellen eingibst. Beide werden beim Erstellen ausgefüllt, eine Änderung hier gilt nur für neue Belege.
• Anzahlungen und Abzüge, siehe unten

Beim Angebot gehört die Gültigkeit in Tagen dazu, anfangs 30. Auftragsbestätigung und Lieferschein haben Einleitungs- und Schlusstext.

Einige Stellen füllt LazyBill in Vorschau und PDF selbst aus, etwa die Zahlungsfrist oder das Ablaufdatum eines Angebots. In der Vorlage stehen dafür Platzhalter in eckigen Klammern wie [Zahlungsfrist] oder [Gültigkeit]. Über das Menü { } Variable über dem Feld setzt du sie an die gewünschte Stelle, ohne sie abtippen zu müssen. Das Menü ordnet die Platzhalter in Gruppen und zeigt rechts, was jeder einsetzen würde. Das Auge daneben zeigt den Text mit Beispielwerten statt Platzhaltern. Einen Platzhalter für die Rechnungsnummer gibt es nur in E-Mail- und Mahntexten.

Die Vorlage gilt für neue Belege. Am einzelnen Beleg änderst du die Texte im Reiter Textbausteine, und Standard wiederherstellen holt dort den Vorlagentext zurück.

Nummernkreis für Rechnungen

Im Reiter Rechnung stellst du oben unter Nummernkreis ein, wie deine Rechnungsnummern aussehen. Eine Nummer besteht aus dem frei wählbaren Präfix, etwa RE-, dem Trennzeichen (Bindestrich, Schrägstrich, Punkt oder keins), der Nächsten Nr. und der Zahl der Stellen, zwei bis vier. Mit Jahreszahl in der Nummer steht das Jahr darin, und die Zählung beginnt jedes Jahr neu bei 1. Ohne Jahreszahl läuft eine einzige Reihe über alle Jahre. Unter den Feldern zeigt LazyBill, welche Nummer die nächste Rechnung bekommt, etwa RE-2026-038. Die zuletzt vergebene steht direkt unter Nächste Nr.

Die Nächste Nr. ist gesperrt, damit du sie nicht versehentlich änderst. Gedacht ist sie für den Umstieg: Über Ändern setzt du die Nummern aus deinem bisherigen Programm fort. Nach vorn springen geht, die übersprungenen Nummern bleiben dann aber dauerhaft ungenutzt. Wie viele es wären, zeigt LazyBill dir vorher an. Eine kleinere Zahl als die höchste bereits vergebene bleibt wirkungslos, damit keine Nummer doppelt entsteht.

Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine zählen in eigenen Nummernkreisen mit den festen Präfixen AN-, AB- und LS-. Deshalb darf eine Rechnungsnummer nicht mit einem davon beginnen.

Anzahlungen und Abzüge

Wer Anzahlungen abrechnet, öffnet im Reiter Rechnung den Baustein Anzahlungen und Abzüge und schaltet dort Anzahlungen und Abzüge verwenden ein. Dann gibt es beim Schreiben einer Rechnung den Schalter Anzahlungsrechnung. In Rechnungen, Angeboten und Auftragsbestätigungen kannst du in jeder aufgeklappten Position Betrag abziehen, eine Abzugszeile machst du mit Betrag hinzurechnen wieder zur normalen Position. Hat der Kunde eine noch nicht verrechnete Anzahlungsrechnung, erscheint unter den Positionen zusätzlich Anzahlung verrechnen. So ziehst du die Anzahlung in der Schlussrechnung ab.

Im selben Baustein legst du zwei Texte für Anzahlungsrechnungen fest: einen eigenen Einleitungstext und den Hinweistext auf dem PDF, der als Kasten auf der Anzahlungsrechnung steht. Ist der Baustein aus, tauchen die Bedienelemente gar nicht erst auf. Schon vorhandene Abzugszeilen bleiben davon unberührt und werden weiterhin gedruckt und exportiert.

E-Mail

Im Reiter Email legst du fest, von wem deine Mails kommen und was darin steht.

Ganz oben kannst du Eigenen SMTP-Server verwenden einschalten. Deine Belege kommen dann von deiner eigenen Adresse statt von LazyBill, und deine Kunden sehen sofort, dass die Post von dir stammt. Du trägst Absender-E-Mail, Absendername, SMTP-Server, Port, Benutzername und Passwort ein, speicherst und schickst eine Testmail. Erst wenn sie angekommen ist, versendet LazyBill über deinen Server. Bis dahin läuft alles wie bisher, eine falsche Einstellung hält also keine Rechnung auf. Anmeldungen, Passwort-Mails und andere Nachrichten von LazyBill selbst kommen immer von LazyBill. Abschalten lässt sich der eigene Server über SMTP-Server zurücksetzen, dabei werden die Zugangsdaten gelöscht.

Darunter liegen die Mailtexte, je Belegart einer, auch für Stornorechnung und Rechnungskorrektur. Platzhalter wie Anrede oder Rechnungsnummer setzt du über das Menü { } Variable ein, Standard wiederherstellen holt den mitgelieferten Text zurück. Bei Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung und Stornorechnung hängt Kostenübersicht in der E-Mail anzeigen eine kleine Tabelle mit Nummer, Datum und Betrag unter den Text. Der Beleg selbst hängt immer als PDF an.

Dazu kommt die Fußzeile, die unter jeder Mail steht. LazyBill schlägt sie beim ersten Öffnen aus deinen Stammdaten vor, danach passt du sie frei an. Pflichtangaben für Geschäftsbriefe musst du aber selbst prüfen. Ein Logo setzt du mit dem Button Logo an die gewünschte Stelle im Text: wahlweise das Logo aus dem Briefpapier oder ein eigenes, die Höhe stellst du mit dem Regler ein. Es erscheint unter deinen Begleitmails und Mahnungen.

Unter Absendername legst du fest, wie du im Postfach deiner Kunden erscheinst, etwa mit Firmenname und deinem Namen. Leer gelassen steht dort der Firmenname. Nutzt du einen eigenen SMTP-Server, gilt stattdessen der Absendername aus dessen Einstellungen.

Briefpapier und Beschriftungen

Wie deine Belege aussehen — Briefkopf, Fußzeile, ein eigenes Briefpapier-PDF, die Seitenränder und alle festen Texte —, stellst du unter Mein Konto → Layout ein. Das steht in einer eigenen Anleitung: Layout.

Mahnwesen

Der Reiter Mahnwesen hält die Texte für vier Stufen bereit: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und Letzte Mahnung. Rechnungsnummer, Datum und Beträge fügst du über Platzhalter ein. [Gesamtbetrag] ist dabei immer das, was tatsächlich noch offen ist: der Rest der Rechnung nach Zahlungen und Skonto plus die offenen Mahngebühren.

Für jede Stufe kannst du eine Gebühr hinterlegen. Ohne Gebühr fällt der Satz mit [Mahngebühr] von selbst weg. Mit Kostenübersicht in der E-Mail anzeigen steht unter dem Text eine kleine Tabelle mit Rechnungsnummer, Fälligkeit und Betrag, bei gesetzter Gebühr zusätzlich mit Mahngebühr und Gesamtbetrag. Welche Stufe du verschickst, entscheidest du beim Mahnen selbst, siehe Rechnung schreiben.

Belege auf Englisch

Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine kann LazyBill auch auf Englisch ausstellen.

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Einmalig einrichten: Öffne rechts oben das Sprachmenü und wähle Weitere Sprache hinzufügen. Englisch ist bereits übersetzt und sofort einsatzbereit, alle Vorlagen sind danach englisch vorbelegt. Mit dem Umschalter rechts oben wechselst du zwischen der deutschen und der englischen Fassung, etwa um einen englischen Text an deinen Ton anzupassen.

Weitere Sprachen lassen sich ebenfalls anlegen, starten aber leer. Was du darin nicht pflegst, steht auf dem Beleg auf Deutsch. Im Sprachmenü trägt eine solche Sprache deshalb ein Abzeichen wie „12 Lücken“. Zeigst du mit der Maus darauf, siehst du, wie viele Beschriftungen und Textbausteine noch fehlen. In den Vorlagen dieser Sprache steht in noch nicht gepflegten Feldern der deutsche Text, bei den Beschriftungen als Platzhalter im leeren Feld. Bei Englisch gibt es diese Lücken nicht: Ein leeres englisches Feld bekommt den mitgelieferten englischen Text.

Pro Kunde: Im Kundenstamm legst du unter Sprache der Dokumente fest, in welcher Sprache neue Belege für diesen Kunden entstehen. Das Feld erscheint erst, wenn du eine zweite Sprache angelegt hast.

Pro Beleg: Oben rechts im Beleg, links neben dem Menü mit den drei Punkten, sitzt ein Button mit einer Flagge. Darüber stellst du die Sprache für genau diesen Beleg um. Auch er erscheint erst ab zwei Sprachen und nur, solange der Beleg bearbeitbar ist.

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Mit der Sprache wechseln die Anrede, etwa „Dear Ms Keller“, die Fußzeile und alle festen Beschriftungen auf dem PDF, von „Invoice no.“ bis zum Reverse-Charge-Hinweis. Die Textbausteine wechseln mit, solange du sie am Beleg noch nicht geändert hast. Deine Positionen übersetzt LazyBill nicht, die schreibst du gleich in der Sprache, in der die Rechnung hinausgeht. Nur bekannte Einheiten wechseln mit, aus „Stk.“ wird „pcs“.