Belege per Mail erhalten

Dein Konto hat eine eigene E-Mail-Adresse für Belege. Jede Eingangsrechnung und jeder Beleg, der unter dieser Adresse ankommt, wird automatisch erfasst — ohne Herunterladen, ohne Hochladen. LazyBill legt den Beleg an, die KI liest Händler, Datum und Beträge aus, und er steht in der Liste wie jeder andere auch.

Damit kannst du mehr tun, als nur einzelne Mails weiterzuleiten. Eine Rechnung, die ohnehin in deinem Postfach liegt, schickst du mit einem Klick dorthin. Oder du gibst die Adresse gleich deinen Lieferanten, und dann kommen ihre Rechnungen Monat für Monat von selbst in LazyBill an, ohne dass du etwas anklicken musst.

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Die Adresse holen

Du findest sie auf der Seite Belege, ganz oben im Bereich Belege per Mail. Beim ersten Aufklappen legt LazyBill die Adresse an, sie sieht dann etwa so aus: k7m2xq9rtv@belege.lazybill.eu. Den Teil vor dem @ generiert LazyBill automatisch, er gehört nun zu deinem Konto und zu keinem anderen.

Mit Kopieren liegt die Adresse in der Zwischenablage und lässt sich überall einfügen. Daneben steht derselbe Inhalt als QR-Code: Scannst du ihn mit der Handykamera, öffnet sich dort gleich eine neue Mail an die Adresse, und du musst sie nicht abtippen.

Am Handy findest du denselben Bereich im Reiter Belege, unterhalb der Buttons zum Fotografieren.

Lieferanten direkt darauf umstellen

Überall dort, wo du hinterlegen kannst, wohin deine Rechnungen geschickt werden sollen, trägst du diese Adresse ein — beim Mobilfunkanbieter, beim Hosting, beim Großhändler, bei der Versicherung oder im Kundenkonto deines Lieferanten. Von da an läuft es ohne dich: Die Rechnung kommt an und ist erfasst, bevor du sie das erste Mal gesehen hast.

Damit das funktioniert, musst du die Absender zulassen, denn Lieferanten schreiben von ihren eigenen Adressen aus. Entweder gibst du die Domains frei, von denen die Rechnungen kommen, oder du erlaubst gleich alle Absender. Wie das geht, steht im nächsten Abschnitt.

Möchtest du deine Rechnungen weiterhin auch selbst im Postfach haben, trägst du beim Lieferanten einfach deine eigene Adresse in Kopie ein.

Mit eigener Adresse: rechnungen@deinefirma.at

Du kannst auch deine eigene Mailadresse verwenden, und wenn du längst eine Adresse für Rechnungen hast, musst du sie dafür nicht aufgeben. Richte bei deinem Mailanbieter eine Umleitung ein: Du legst rechnungen@deinefirma.at an oder nimmst die bestehende Adresse, trägst als Ziel die Beleg-Adresse von LazyBill ein und speicherst.

Ab diesem Moment wird alles, was an rechnungen@deinefirma.at geschickt wird oder was du selbst dorthin weiterleitest, automatisch in LazyBill erfasst. Nach außen bleibt deine eigene Adresse sichtbar, auf jeder Bestellung und in jeder Signatur.

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Wie die Einstellung heißt, ist von Anbieter zu Anbieter verschieden: Weiterleitung, Umleitung oder Alias. Gemeint ist aber immer dasselbe, nämlich eine Adresse, deren Post woanders landet. Ob du zusätzlich eine Kopie im eigenen Postfach behältst, entscheidest du dort ebenfalls. Hier die Anleitungen der gängigen Anbieter:

• IONOS: E-Mail-Weiterleitung in einem Postfach einrichten
• World4You: FAQ zu E-Mail und Weiterleitungen
• Gmail und Google Workspace: Nachrichten automatisch weiterleiten
• Microsoft 365: E-Mail-Weiterleitung konfigurieren

Ein Hinweis zum Absenderfilter: Leitet dein Mailserver die Nachricht weiter, bleibt der Lieferant ihr Absender, und die Freigabe aus dem nächsten Abschnitt gilt für ihn genauso. Richtest du die Weiterleitung dagegen als Regel in deinem Mailprogramm ein, bist du selbst der Absender, und dann genügt die Freigabe, die ohnehin voreingestellt ist.

Wer senden darf

Gleich neben der Adresse legst du fest, von wem LazyBill Belege annimmt. Zur Auswahl stehen zwei Einstellungen.

Voreingestellt ist Nur von bestimmten Absendern. Angenommen werden dann Mails von deiner Firmen-E-Mail und von der Adresse, mit der du dich bei LazyBill anmeldest; diese beiden gelten immer und lassen sich nicht entfernen. Weitere trägst du über + Adresse nach: eintippen, Enter drücken, gespeichert. Das kann eine einzelne Adresse sein wie buchhaltung@lieferant.at oder eine ganze Domain wie @lieferant.at, womit jede Adresse dieser Firma erlaubt ist.

Außerdem kannst du natürlich auch alle Absender freigeben. Die Einstellung Von allen Absendern nimmt jede Mail an, die an deine Adresse geht, und ist für den Fall gedacht, dass viele Lieferanten direkt an dich senden, die Absender wechseln oder Portale aus irgendeiner Systemadresse heraus verschicken.

Gibst du die Domain eines Gratis-Anbieters frei, etwa @gmail.com, weist LazyBill dich darauf hin, dass du damit Mails von sämtlichen Adressen dieses Anbieters annimmst. Verboten ist das nicht, gemeint ist es aber selten.

Sind mehr als drei Absender freigegeben, führt dich + x weitere zur vollständigen Liste, in der du auch suchen kannst.

Behandle die Beleg-Adresse im Übrigen wie eine Kontonummer, denn wer sie kennt, kann Belege in dein Konto schicken. Genau dafür gibt es den Filter. Und sollte die Adresse doch einmal zu weit herumkommen, erzeugst du dir über das Menü ⋯ eine neue.

Eine Mail weiterleiten

Für alles, was schon in deinem Postfach liegt, genügt ein Klick auf Weiterleiten an die Beleg-Adresse. Die Anhänge bleiben dabei erhalten, und falls in der Mail eine weitere Mail als Anhang steckt, packt LazyBill auch die aus — bis zu drei Ebenen tief.

Kommt eine Rechnung regelmäßig von derselben Adresse, kann dein Mailprogramm das übernehmen. In Outlook, Gmail oder Apple Mail legst du dafür eine Regel an, die Nachrichten dieses Absenders automatisch an deine Beleg-Adresse weiterleitet. Danach landet auch die Handyrechnung jeden Monat ohne dein Zutun in LazyBill.

Was im Anhang ankommen darf

Verarbeitet werden PDF-Dateien sowie Bilder im Format JPEG oder PNG. Hängt etwas anderes an der Mail, etwa HEIC, Word, Excel oder ein ZIP-Archiv, bleibt es liegen, und du bekommst eine Rückmeldung darüber.

Enthält eine Mail mindestens ein PDF, werden nur die PDFs genommen, denn Bilder daneben sind in der Praxis Logos und Signaturen und keine Belege. Erst wenn gar kein PDF dabei ist, wertet LazyBill die Bilder aus. Aus demselben Grund gilt für Bilder eine Mindesthöhe von 500 Pixeln — darunter handelt es sich fast immer um Signaturbilder, während ein Foto vom Handy weit darüber liegt.

Hängen mehrere Belege an einer Mail, entstehen daraus mehrere Einträge, was bei einer Sammelmail mit drei Rechnungen sehr praktisch ist. Den üblichen Beifang lässt LazyBill dabei weg: Trägt eine Datei das Wort Rechnung oder Invoice im Namen, fallen Dateien heraus, die Receipt, Quittung, Zahlungsbestätigung, AGB, Geschäftsbedingungen, Widerruf oder Datenschutz heißen. Entschieden wird das am Dateinamen und nicht am Inhalt, und wenn nur eine einzige Datei anhängt, ist sie davon nie betroffen. Alles Übrige, was kein Beleg ist, entfernst du beim Weiterleiten am besten selbst.

Zum Schutz deines Kontos gibt es zwei Grenzen: Eine Mail darf höchstens 30 MB groß sein, und innerhalb von 24 Stunden werden höchstens 20 Mails angenommen.

Wann die Belege erscheinen

LazyBill sieht alle fünf Minuten im Postfach nach. Wenn du nicht warten möchtest, drückst du auf Jetzt laden, dann werden die Mails deines Kontos sofort abgeholt, einmal pro Minute. Daneben steht jeweils, wann zuletzt geladen wurde.

Anschließend steht der Beleg in der Liste wie jeder hochgeladene: Die KI liest Händler, Datum, Beträge und Kategorie aus, und unter dem Händler zeigt die Liste, woher er stammt — etwa per Mail von buchhaltung@lieferant.at.

Zwei Dinge verhalten sich dabei genauso wie beim Hochladen. Jede Erkennung zählt gegen dein KI-Kontingent, und dieselbe Datei ergibt auch beim zweiten Einsenden keinen zweiten Beleg. Ist das Kontingent aufgebraucht, kommen deine Belege weiterhin an, nur eben ohne erkannte Angaben, die du dann selbst einträgst.

Wenn etwas nicht übernommen wird

In diesem Fall schreibt LazyBill dir eine Mail. Sie geht an die Firmen-E-Mail aus deinen Stammdaten, und falls dort keine hinterlegt ist, an deine Anmeldeadresse — niemals an den Absender der ursprünglichen Nachricht. Darin steht, um welche Mail es ging und woran es lag:

• Der Absender ist nicht freigegeben. Dann steht in der Mail auch, welche Adressen zurzeit angenommen werden.
• Im Anhang war kein PDF, JPEG oder PNG. Die Dateinamen, die nicht gepasst haben, sind aufgeführt.
• Ein Bild war kleiner als 500 Pixel in der Höhe.
• Die Mail war größer als 30 MB.
• Es waren mehr als 20 Mails innerhalb von 24 Stunden.

Damit aus einer Flut von Mails nicht ebenso viele Rückmeldungen werden, schreibt LazyBill höchstens eine pro Absender und Tag. Abwesenheitsnotizen und Zustellfehler, die an die Adresse geraten, verschwinden still und lösen gar keine Rückmeldung aus.

Pausieren oder Adresse wechseln

Mit dem Schalter Belege empfangen in der Kopfzeile hältst du alles an. Die Adresse bleibt bestehen, der Bereich zeigt dann Ausgeschaltet. Mails, die in dieser Zeit eintreffen, werden allerdings verworfen und später nicht nachgeholt — schalte also rechtzeitig wieder ein, bevor die nächste Rechnung kommt.

Im Menü ⋯ findest du außerdem Neue E-Mail-Adresse erzeugen. Die bisherige Adresse ist danach sofort ungültig, du musst deine Weiterleitungen und deine Lieferanten also auf die neue umstellen.

Bei Fragen melde dich gerne unter support@lazybill.at.