Kunden und Produkte anlegen

Kunden und Produkte sind die Bausteine, aus denen eine Rechnung entsteht. Wer sie einmal sauber anlegt, braucht später Sekunden für eine Rechnung. Und Tippfehler in Adressen und Preisen passieren gar nicht erst.

Kunden

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Über Kunde anlegen kommt ein neuer Eintrag dazu. Die Liste zeigt Name, Kundennummer, Typ, Ort und E-Mail. Über das Suchfeld findest du Einträge nach Name, Ort oder UID.

Gespeichert wird über die Leiste am unteren Rand. Sie erscheint, sobald du etwas geändert hast, und zeigt, was noch nicht gespeichert ist. Rechts neben dem Formular listet LazyBill unter Fehlt noch, welche Angaben dem Kunden noch fehlen. Änderungen gelten ab der nächsten Rechnung, bereits finalisierte Rechnungen behalten die Daten von damals.

Geschäftskunde oder Privatkunde

Der Typ ist mehr als eine Sortierhilfe und muss gewählt werden, eine Vorauswahl gibt es nicht. Bei Geschäftskunden zählt die UID bzw. USt-IdNr., denn bei Kunden im Ausland hängt davon ab, wie die Umsatzsteuer behandelt wird, etwa ob das Reverse-Charge-Verfahren greift. Bei Privatkunden ist das nie der Fall. Welche Möglichkeiten es für Kunden im Ausland gibt, steht unter Steuern einstellen.

Kundennummer

Die Nummer vergibt LazyBill fortlaufend (K0001, K0002 …), ändern lässt sie sich nicht. Sie steht als Kunden-Nr. im Kopf deiner Belege und im Kunden-CSV. Im Buchhaltungsexport laufen alle Kunden über ein Sammelkonto.

Ansprechpartner

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Der Hauptkontakt bestimmt, wie deine Belege den Kunden ansprechen. Aus Anrede, Titel, Vor- und Nachname setzt LazyBill die Anrede im Einleitungstext zusammen, und oben siehst du sofort, wie sie lautet, etwa „Sehr geehrte Frau Mag. Anna Brandt,”. Die Titelauswahl kennt auch die in Österreich üblichen, von Mag. bis DI.

Mit Ansprechpartner im Adressblock steht der Name zusätzlich unter dem Firmennamen in der gedruckten Anschrift. Die E-Mail-Adresse des Hauptkontakts ist Pflicht, an sie gehen deine Belege standardmäßig.

Weitere Ansprechpartner

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Bei größeren Kunden landen Belege oft nicht bei derselben Person: Rechnungen gehen an die Buchhaltung, Lieferscheine ans Lager. Dafür legst du über Weiteren Ansprechpartner anlegen zusätzliche Kontakte mit eigener E-Mail-Adresse an.

Pflicht sind dabei nur Name oder Bezeichnung und die E-Mail-Adresse. Für ein Funktionspostfach trägst du unter Name oder Bezeichnung etwa „Buchhaltung” ein, lässt den Vornamen leer und stellst die Anrede auf Keine Angabe. Dann beginnt der Beleg mit „Sehr geehrte Damen und Herren”.

Hat der Kunde mehrere Ansprechpartner, wählst du auf dem Beleg im Feld Ansprechpartner, an wen er geht. Voreingestellt ist der Hauptkontakt, Anrede und Empfänger richten sich nach deiner Wahl.

Zahlungsziele und Skonto

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Jeder Kunde hat drei Zahlungsziele. Auf der Rechnung erscheinen sie als Auswahl, du klickst beim Schreiben nur das passende an. Die Tabelle zeigt je Ziel die Spalten Zahlungsziel, Skonto, Netto und Auf dem Beleg. Unter Zahlungsziel stehen die Tage, 0 Tage bedeutet sofort.

Pro Zahlungsziel entscheidet ein Schalter, ob es Skonto gibt. Ist er an, trägst du den Prozentsatz ein, und die Tage links sind die Skontofrist. Unter Netto steht dann, bis wann der Kunde ohne Abzug zahlen darf, auch wenn die Skontofrist schon vorbei ist. Jedes Skonto-Ziel hat seine eigene Nettofrist. Nur wenn du das Feld Netto leer lässt, gilt die längste der drei Fristen.

Die Spalte Auf dem Beleg zeigt den Satz, wie er auch in der E-Rechnung steht, etwa „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb 7 Tagen, sonst zahlbar innerhalb 30 Tagen ohne Abzug.” Auf dem PDF erscheint der Skonto im Schlusstext an der Stelle des Platzhalters [Zahlungsfrist], mit konkreten Daten.

Die Reihenfolge änderst du, indem du eine Zeile am Griff links nach oben oder unten ziehst. Das oberste Ziel ist bei neuen Rechnungen vorausgewählt.

Ein neuer Kunde übernimmt die drei Ziele aus den Einstellungen, anfangs 14 Tage, 30 Tage und sofort. Solange du bei ihm nichts daran änderst, folgt er jeder Änderung dort. Änderst du bei ihm selbst ein Ziel, bekommt er eigene Ziele und folgt dem Standard nicht mehr. Den Standard änderst du unter Vorlagen und Sprachen.

Sprache der Dokumente

Stellst du einem Kunden Belege auf Englisch aus, wählst du das hier einmal aus. Das Feld Sprache der Dokumente erscheint erst, wenn du eine zweite Sprache angelegt hast. Die Einstellung gilt für Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Am einzelnen Beleg kannst du sie trotzdem umstellen. Wie du Englisch einrichtest, steht unter Vorlagen und Sprachen.

Adresse und Lieferanschrift

Unter dem Namen kannst du eine Zusatzzeile ergänzen, etwa für eine Zweigniederlassung. Geht Ware an eine andere Adresse als die Rechnung, schaltest du Abweichende Lieferanschrift ein und trägst sie dort ein. Dann ist sie vorbelegt, sobald du den Kunden im Lieferschein auswählst. Rechnungen gehen weiter an die Anschrift darüber. Mehr dazu unter Lieferscheine.

Steuer

Bei Geschäftskunden stehen im Bereich Steuer & Zahlung UID bzw. USt-IdNr. und Steuernummer des Kunden. Sitzt der Geschäftskunde im Ausland, kommt hier die steuerliche Behandlung dazu, von Reverse Charge bis zur Ausfuhrlieferung. Bei Privatkunden heißt der Bereich nur Zahlung und hat keine Steuerfelder. Was die einzelnen Möglichkeiten bedeuten, steht unter Steuern einstellen.

Sitzt der Geschäftskunde außerhalb der EU, trägst du seine Steuer-ID ein, und dazu seine UID, falls er in einem EU-Land für die Umsatzsteuer registriert ist. Die UID steht wie bei EU-Kunden oben rechts im Beleg und in der E-Rechnung. Zur Steuer-ID: links die Bezeichnung der Steuer-ID, für Kanada etwa „GST/HST No.“, rechts die Steuer-ID-Nummer. Für Kanada, die USA, die Schweiz, Großbritannien und Australien schlägt LazyBill die Bezeichnung vor. Eine eigene Eingabe bleibt auch stehen, wenn du das Land wechselst. Eine zusätzliche Steuer-ID mit eigener Bezeichnung und Nummer ist möglich, etwa die kanadische PST. Auf dem Beleg stehen beide oben rechts als „Bezeichnung: Nummer“, in jeder Sprache gleich, und nicht in der Anschrift. In der E-Rechnung gibt LazyBill sie nicht als UID aus. Ein Feld Steuernummer gibt es bei diesen Kunden nicht, die Nummern des Landes stehen in der Steuer-ID. Hat ein Kunde schon eine Steuernummer, etwa nach einem Wechsel des Landes, bleibt das Feld stehen.

Neben der steuerlichen Behandlung steht Ihr Zeichen, etwa die Referenz, unter der dich dein Kunde führt. Es steht oben rechts im Beleg, sobald du die Zeile unter Mein Konto → Layout einblendest. Dasselbe gilt für die Steuernummer des Kunden. Beide Zeilen sind anfangs ausgeblendet.

Archivieren statt löschen

Löschen lässt sich kein Kunde, auch keiner ohne Rechnungen. Du archivierst ihn über das Menü Mehr (drei Punkte) mit Archivieren. Er verschwindet aus der Kundenliste und aus der Auswahl bei neuen Rechnungen und bleibt den alten Belegen zugeordnet. Über das Archiv-Symbol neben Kunde anlegen holst du ihn mit Wiederherstellen zurück. Ließe man Kunden löschen, wären bestehende Rechnungen plötzlich unvollständig.

Produkte und Dienstleistungen

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Ein Produkt ist alles, was du wiederholt abrechnest, die Beratungsstunde genauso wie das gedruckte Heft. Pflicht sind Bezeichnung, Einzelpreis netto und USt-Satz, dazu kommen optional Einheit, eine Beschreibung für die Rechnung und ein Rabatt in Prozent. Netto, Steuer und Brutto rechnet das Formular sofort mit.

Beim Schreiben einer Rechnung wählst du das Produkt über das Suchfeld aus. Preis, Einheit, Rabatt und Steuersatz kommen mit. Ändern kannst du sie in jeder einzelnen Rechnung trotzdem. Der Katalog liefert einen Vorschlag und keine Vorschrift.

Beschreibung mit Platzhaltern

In die Beschreibung kannst du über Einfügen Platzhalter setzen, etwa für den aktuellen Monat, das Quartal oder das Folgejahr. Sie werden ersetzt, sobald du das Produkt in eine Rechnung übernimmst, bezogen auf deren Rechnungsdatum. Aus „Wartung [Aktueller_Monat]” wird auf der Septemberrechnung „Wartung September 2026”.

Der Steuersatz gehört zum Produkt

Hier sparst du dir echte Arbeit. In Österreich liegen etwa Beratung mit 20 % und ermäßigt besteuerte Leistungen mit 10 % nebeneinander im Katalog, in Deutschland Beratung mit 19 % und Bücher mit 7 %. Auf einer gemischten Rechnung stimmt die Aufteilung dann von selbst, beim Schreiben musst du also nicht überlegen, welcher Satz gilt.

Kundenspezifische Preise

In der Spalte Kunde steht bei allgemeinen Produkten ein Strich. Du kannst ein Produkt aber bestimmten Kunden zuordnen. Für individuell vereinbarte Stundensätze ist das der saubere Weg, weil der allgemeine Katalogpreis unberührt bleibt und du nicht bei jeder Rechnung nachbessern musst.

Interne Kennung

Neben der Einheit steht das Feld Interne Kennung. Es ist nur für dich und erscheint nie auf einem Beleg. In der Produktliste und in der Auswahl beim Schreiben steht die Kennung grau neben dem Namen. So unterscheidest du zwei Produkte mit demselben Namen, etwa die Beratungsstunde zum Katalogpreis und dieselbe Stunde mit Sonderpreis. Die Suche findet ein Produkt auch über seine Kennung.

Preisänderungen wirken nach vorne

Änderst du einen Preis im Katalog, betrifft das nur künftige Rechnungen. Bereits geschriebene behalten ihre Werte. Andernfalls würde sich eine gestellte Rechnung nachträglich verändern, und das lässt die Buchführung nicht zu.

Daten mitnehmen

Die Kundenliste lässt sich über das Download-Symbol in der Gruppe CSV oben rechts herausziehen, etwa für eine Serienmail, eine Auswertung in der Tabellenkalkulation oder einfach als Sicherung. Archivierte Kunden sind darin enthalten.