Zusammenfassende Meldung für Deutschland

Lieferst du Ware an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land oder erbringst du dort eine Dienstleistung, stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Versteuert wird der Umsatz beim Kunden. Dass dieser Umsatz für dich steuerfrei bleibt, hängt an der Zusammenfassenden Meldung: In ihr nennst du je Kunde seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und die Summe, die im Meldezeitraum auf ihn entfällt. Erst dadurch kann die Finanzverwaltung deinen steuerfreien Umsatz dem Erwerb beim Kunden gegenüberstellen.

LazyBill stellt dir diese Meldung aus deinen Rechnungen zusammen. Du wählst den Zeitraum, kontrollierst die Zeilen und lädst eine fertige Datei herunter, die du in Mein ELSTER nur noch importierst und absendest.

Du findest sie am Computer unter Reporting, im Reiter ZM. Sie ist für den großen Bildschirm gemacht: Jede Meldezeile steht mit Betrag und Belegen auf einer Zeile. Das prüfst du am Schreibtisch bequemer als unterwegs am Smartphone. Die Meldung gibt es für Firmen mit Sitz in Deutschland. Für österreichische Firmen erzeugt LazyBill an derselben Stelle die Meldung für FinanzOnline, beschrieben im Reporting.

Welche Umsätze gemeldet werden

In die Meldung kommt, was du als innergemeinschaftlichen Umsatz abgerechnet hast. Welche steuerliche Behandlung eine Rechnung trägt, entscheidest du am Kunden oder am Beleg selbst, mehr dazu unter Kunden im Ausland. Drei davon sind Meldefälle, und LazyBill führt sie in der Spalte Art getrennt:

Grundlage sind deine finalisierten Rechnungen, Entwürfe zählen nicht. Eine Anzahlungsrechnung kommt nicht in die Meldung. Den vollen Betrag meldest du später mit der Schlussrechnung. Rechnungen, die du beim Umstieg als Migrationsbeleg erfasst hast, bleiben ebenfalls draußen: Was vor LazyBill abgerechnet wurde, hat dein voriges System gemeldet.

Die USt-IdNr. deines Kunden ist bei allen drei Arten Pflicht, und zwar die, unter der tatsächlich abgerechnet wurde. LazyBill nimmt sie deshalb aus der Rechnung selbst, nicht aus den heutigen Stammdaten. Korrigierst du später die USt-IdNr. im Kundenstamm, bleibt eine abgegebene Meldung, wie sie war.

Monatlich oder vierteljährlich

Der Meldezeitraum richtet sich nach deinen Warenlieferungen: Bleiben sie im laufenden Quartal und in den vier Quartalen davor jeweils bei höchstens 50.000 Euro, genügt die vierteljährliche Meldung. Darüber meldest du monatlich. Dienstleistungen zählen für diese Grenze nicht mit.

LazyBill rechnet deine Lieferungen zusammen und schlägt dir den passenden Zeitraum vor. Daneben steht, worauf der Vorschlag beruht. Umschalten kannst du jederzeit, denn Lieferungen aus der Zeit, bevor du LazyBill genutzt hast, fließen nicht in die Berechnung ein. Wählst du das Quartal, obwohl die Grenze überschritten ist, weist dich LazyBill darauf hin und bringt dich mit einem Klick zur Monatsansicht:

Abzugeben ist die Meldung bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Für September ist das der 25. Oktober, für das dritte Quartal ebenso. Das Datum steht als gelbe Pille neben dem Zeitraum. Fällt der 25. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, hast du bis zum nächsten Werktag Zeit. Eine Dauerfristverlängerung, die du für die Umsatzsteuer-Voranmeldung hast, gilt hier nicht: Die Zusammenfassende Meldung bleibt beim 25.

Steigst du mitten im Quartal über die 50.000 Euro, werden die Monate davor einzeln fällig, und zwar bis zum 25. des Monats nach dem Überschreiten. Auch das berücksichtigt LazyBill bei der angezeigten Frist.

Wann welcher Umsatz zählt

Eine Warenlieferung meldest du für den Monat, in dem du die Rechnung gestellt hast, spätestens aber für den Monat nach der Lieferung. Lieferst du am 28. September und schreibst die Rechnung am 3. Oktober, steht der Umsatz also im Oktober. Lässt du dir mit der Rechnung länger Zeit, bleibt es beim Monat nach der Lieferung. Später wandert der Umsatz nicht.

Bei Dienstleistungen zählt der Monat, in dem du sie erbracht hast. Meldest du monatlich, gibst du sie gesammelt in der Meldung für den letzten Monat des Quartals ab. Eine Leistung vom 20. Juli steht damit in der Meldung für September. Blätterst du auf Juli oder August, sagt dir LazyBill, dass die Leistungen dieses Quartals weiter hinten stehen, damit der Monat nicht fälschlich leer wirkt.

Dein Finanzamt gleicht die Meldung mit deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Dass ein Umsatz dort in einem anderen Monat steht, kommt vor und ist in Ordnung: Die Voranmeldung richtet sich nach der Leistung, die Meldung bei Waren nach der Rechnung.

Die Meldezeilen lesen

Die Meldung fasst zusammen: Je USt-IdNr. und Art entsteht genau eine Zeile, nicht je Rechnung. Hat derselbe Kunde Ware bekommen und eine Dienstleistung, stehen zwei Zeilen da.

In der Spalte Belege siehst du, welche Rechnungen in einer Zeile stecken. Damit kannst du jede Summe zurückverfolgen, ohne lange zu suchen. Gemeldet werden ganze Euro; die Cent entfallen, und LazyBill zeigt dir den ursprünglichen Betrag in Klammern dazu. Ganz unten stehen die Zahl der Zeilen und die Summe, mit der die Meldung abschließt.

Gab es in einem Zeitraum keine innergemeinschaftlichen Umsätze, sagt dir LazyBill das in einem grünen Kasten: Eine Meldung ist dann nicht abzugeben, und eine Meldung über null verlangt das Bundeszentralamt für Steuern nicht.

Was LazyBill vor dem Absenden prüft

Über den Zeilen sammelt LazyBill, was dir an dieser Meldung auffallen sollte. Der Kasten ist zugeklappt, solange alles seine Ordnung hat, und offen, sobald etwas die Datei zurückhält.

Eine Dauerrechnung mit innergemeinschaftlichem Umsatz nennt dir LazyBill eigens: Sie steht für viele Zeiträume, deshalb trägst du diesen Umsatz in ELSTER selbst mit dem Betrag des Zeitraums ein.

Die Datei in Mein ELSTER importieren

Unten rechts erzeugt CSV-Datei herunterladen die Meldung mit dem Stand von jetzt. Du bekommst eine Datei im Format, das die Importhilfe von Mein ELSTER erwartet: eine Zeile je Meldezeile, mit USt-IdNr., Summe und der Art der Leistung. Der Name sagt dir, worum es geht, etwa lazybill-zm-2026-09.csv.

In Mein ELSTER öffnest du das Formular Zusammenfassende Meldung, importierst die Datei und sendest sie dort ab. Schau die Zeilen vorher durch: Nimmt das Bundeszentralamt für Steuern eine Meldung an, heißt das noch nicht, dass die Angaben stimmen. Unstimmigkeiten kommen erst später schriftlich zurück.

Jede erzeugte Meldung wird mitprotokolliert. Unter Export findest du sie unter Frühere Exporte mit Zeitraum und Datum, und Zur Meldung bringt dich zurück auf die Seite des Zeitraums.

Wenn sich etwas ändert

Hier trennen sich zwei Fälle, die leicht verwechselt werden.

Der Umsatz hat sich nachträglich geändert. Du gewährst Skonto, stornierst eine gelieferte Ware oder schreibst eine Rechnungskorrektur. Diese Minderung gehört in den Zeitraum, in dem sie eingetreten ist, nicht in den ursprünglichen. LazyBill setzt sie dort als Zeile mit negativem Betrag ein und kennzeichnet den Beleg mit „(Storno)“ oder „(Korrektur)“. Die bereits abgegebene Meldung bleibt unverändert stehen.

Die Meldung war von Anfang an falsch. Es gab die Lieferung nie, die USt-IdNr. stimmte nicht, oder ein Umsatz fehlte. Dann berichtigst du die ursprüngliche Meldung in ELSTER, und zwar innerhalb eines Monats, nachdem du den Fehler bemerkt hast. Eine Berichtigung enthält dort nur die geänderten Zeilen; eine Zeile, die gar nicht hätte gemeldet werden dürfen, trägst du mit 0 Euro ein. Welcher der beiden Fälle vorliegt, weißt nur du. Deshalb entscheidest du das und nicht LazyBill.

Hast du für einen Zeitraum schon einmal eine Datei erzeugt, erinnert dich LazyBill beim nächsten Besuch daran. Das ist der Moment, in dem die Unterscheidung zählt: Eine neue Datei mit allen Zeilen wäre eine zweite vollständige Meldung. Gefragt ist bei einem Fehler die Berichtigung der ersten.

Deine Zahlen bleiben in deiner Hand

LazyBill erzeugt die Datei, übermittelt aber nichts. Abgesendet wird in Mein ELSTER, mit deinem Zugang und deiner Freigabe. Du siehst also vor jedem Absenden, was gemeldet wird. Bei Fragen zur Meldung melde dich gerne, und bei steuerlichen Zweifelsfällen sprich mit deiner Steuerberatung.