Layout

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Wie deine Belege aussehen, stellst du an einer einzigen Stelle ein: unter Mein Konto → Layout. Briefkopf, Fußzeile, ein eigenes Briefpapier-PDF und alle festen Texte liegen dort auf derselben Seite, und ein Speichern übernimmt alles davon.

Das Blatt und die Werkzeuge

Das Blatt gilt für alle Belegarten gleichermaßen. Rechts oben wählst du zwischen zwei Varianten:

• Ohne PDF-Vorlage: Logo oder Firmenname im Briefkopf und eine Fußzeile mit drei, zwei oder einer Spalte, beides gestaltest du direkt auf dieser Seite
• Eigene PDF-Vorlage: dein fertiges Briefpapier als PDF, auf das LazyBill die Belegdaten schreibt

Daneben steht, ob die gezeigte Variante Aktiv oder Deaktiviert ist oder ob es Änderungen noch nicht gespeichert gibt.

Links siehst du das Blatt so, wie es gedruckt wird. Klickst du den Briefkopf oder die Fußzeile an, erscheint rechts das passende Werkzeug. Bei der eigenen PDF-Vorlage führen beide zum PDF. Jede Änderung zeigt das Blatt sofort, ein Klick ins Grau neben dem Blatt hebt die Auswahl wieder auf. Alles andere auf dem Blatt gehört zu den festen Beschriftungen, weiter unten auf dieser Seite.

Über dem Blatt wählst du die Belegart: Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Gutschrift. Rechts stehen dann nur die Felder, die auf dieser Belegart vorkommen. Unter Vorschau mit: stellst du ein, womit das Blatt gefüllt ist: einer deiner Entwürfe, jeder mit dem Zeitpunkt seiner letzten Bearbeitung und dem Kunden, Muster 1-seitig oder Muster 2-seitig. Voreingestellt ist dein jüngster Entwurf in dieser Sprache, ohne Entwurf das kurze Muster. Ist ein Entwurf in einer anderen Sprache geschrieben, wechselt die Seite dafür in diese Sprache — du änderst ihn also in der Sprache, in der er hinausgeht. Unter dem Blatt schaltest du zwischen Seite 1 und Folgeseite um; auf der Folgeseite des zweiseitigen Musters stehen Übertrag und Seitenzählung. Die Lupe vergrößert den Ausschnitt, Als PDF öffnen zeigt den Stand als echtes PDF.

Ein Button Speichern übernimmt alles auf der Seite auf einmal, auch mit Strg+S bzw. Cmd+S. Zeigt das Blatt die Variante, die gerade nicht aktiv ist, gibt es daneben Speichern & aktivieren. Nur Logo und PDF gelten schon mit dem Hochladen.

Seitenränder

Wählst du den Briefkopf, die Fußzeile oder die eigene PDF-Vorlage, erscheint links neben dem Blatt ein Lineal. Mit seinen Griffen legst du fest, wo dein Inhalt beginnt und wo er spätestens endet: beim Briefkopf mit dem oberen Griff, bei der Fußzeile mit dem unteren, bei der eigenen PDF-Vorlage mit beiden. Der obere Griff verschiebt auf Seite 1 Anschrift und Rechnungsdaten gemeinsam. Die Griffe rasten in Schritten von 5 mm zwischen 20 und 70 mm ein. Die Folgeseite hat eigene Ränder, dafür schaltest du unter dem Blatt auf Folgeseite. Steht dort am oberen Griff auto, beginnt der Inhalt knapp unter dem Briefkopf. Jede Variante behält ihre eigenen Ränder, ein Wechsel nimmt sie also nicht mit.

Passt die Anschrift nicht mehr ins Kuvertfenster, nennt dir ein Hinweis unter dem Blatt den passenden Bereich für den oberen Rand. Ebenso weist LazyBill darauf hin, wenn Anschrift und Rechnungsdaten den Briefkopf berühren könnten oder der Inhalt in die Fußzeile reicht. Gesperrt wird dabei nichts: Wer ohne Fensterkuvert verschickt, darf die Anschrift verschieben.

Pflichtangaben im Blick

Fehlt auf dem Briefpapier eine Angabe, die auf deine Belege gehört, steht über dem Fußzeilen-Werkzeug der Hinweis Angaben fehlen im Briefpapier. LazyBill prüft je nach Land und Rechtsform:

• UID-Nummer, in Deutschland USt-IdNr. (entfällt bei Kleinunternehmern und steuerbefreiten Firmen)
• in Deutschland ohne USt-IdNr. die Steuernummer
• Firmenbuchnummer und -gericht bzw. Handelsregisternummer und Registergericht bei eingetragenen Firmen
• Geschäftsführer bei GmbH und UG
• IBAN und Telefon

Über Anzeigen siehst du jede Angabe einzeln. Steht sie in den Stammdaten, aber in keiner Fußzeilenspalte, setzt In Fußzeile einfügen sie ein. Fehlt sie auch in den Stammdaten, führt In Stammdaten ergänzen dorthin. Dieselbe Prüfung zeigt dir jeder Rechnungsentwurf.

Logo und Briefkopf

Dein Logo ziehst du in das Feld oder wählst es über Logo hochladen aus: PNG oder JPEG, höchstens 2 MB. Es ist sofort gespeichert. Hat die Datei einen deutlichen leeren Rand, schneidet LazyBill ihn ab, damit das Logo größer erscheint. Mit Original behalten nimmst du das zurück. Über die beiden Symbole neben dem Logo ersetzt oder entfernst du es.

Die Größe stellst du mit dem Regler als Höhe ein, zwischen 5 und 25 mm. Daneben steht, wie hoch und wie breit das Logo auf dem Papier wird. Höher als 25 mm geht nicht, sonst ragte es ins Kuvertfenster. Bei sehr flachen Schriftzügen setzt die Breite der Textspalte die Grenze. Ist die Datei für die gedruckte Größe zu gering aufgelöst, erscheint neben Größe ein Warnzeichen. Es nennt dir die Pixelbreite, die für einen scharfen Druck nötig ist, und die größte Höhe, bei der dein Logo noch scharf bleibt. Unter Position setzt du das Logo Links, in die Mitte oder nach Rechts.

Ohne Logo steht im Briefkopf dein Firmenname mit Zusatzzeile. Beide änderst du hier unter Name im Briefkopf und Zusatzzeile. Das gilt nur für den Briefkopf: Stammdaten, E-Rechnung und Absenderzeile behalten den Namen aus den Stammdaten. Für den Namen wählst du die Schriftgröße zwischen 10 und 24 pt und wie beim Logo die Position.

Abstand oben legt fest, wie weit Logo bzw. Name vom oberen Blattrand entfernt beginnen, zwischen 5 und 40 mm. Er verschiebt nur den Briefkopf, Anschrift und Rechnungsdaten bleiben, wo der obere Rand sie hinsetzt.

Briefkopf auf Folgeseiten wiederholt Logo bzw. Firmenname ab Seite 2 an derselben Stelle, der Inhalt beginnt knapp darunter. Ohne diesen Haken beginnt die Folgeseite gleich mit dem Übertrag. Wie sie aussieht, zeigt dir der Umschalter Folgeseite unter dem Blatt.

Kuvertfenster einblenden zeichnet in die Vorschau das Fenster eines Fensterkuverts. So siehst du, ob Absenderzeile und Anschrift darin sitzen. Gedruckt wird die Linie nie.

Fußzeile

Oben unter Wähle eine Spalte aus: bestimmst du, welche Spalte du gerade bearbeitest, gleich darunter steht ihr Text. Jede Spalte schreibst du frei, mit Fett, Kursiv und Unterstrichen und mit Symbolen für Telefon, Mail und Website. Die Ausrichtung stellst du in der Leiste über dem Text ein. Die Buttons unter Aus den Stammdaten einfügen setzen Angaben samt Beschriftung in die gewählte Spalte: Telefon, E-Mail, Website, IBAN und UID, in Deutschland USt-IdNr. Es erscheinen nur die Angaben, die in deinen Stammdaten stehen. Eingefügte Angaben sind abgehakt, ein zweiter Klick nimmt sie wieder heraus.

Darunter siehst du, ob alles in die Spaltenbreite passt. Steht dort Wird im Druck umgebrochen, ist die genannte Zeile für die Spalte zu lang. Dann kürzt du sie, verteilst die Angaben anders oder nimmst weniger Spalten. Ab der siebten Zeile in einer Spalte reicht die Fußzeile in den Brieftext; darauf weist LazyBill hin, gespeichert wird trotzdem.

Unter Aufteilung legst du fest, ob die Fußzeile 3 Spalten, 2 Spalten oder 1 Spalte hat. Die Spalten sind immer gleich breit, bei einer Spalte läuft die Zeile über die volle Breite. Weniger Spalten heißt mehr Platz je Zeile, sodass auch eine lange Mailadresse hineinpasst.

Beim Umschalten geht keine Angabe verloren: Von drei auf zwei Spalten hängt LazyBill die dritte Spalte an die zweite an, bei einer Spalte wird aus jeder bisherigen Spalte eine zentrierte Zeile, deren Angaben mit „·“ verbunden sind. Zurück trennt LazyBill sie nicht wieder auf — das ordnest du dann selbst.

Abstand unten legt fest, wie weit die Fußzeile vom unteren Blattrand entfernt steht, zwischen 5 und 30 mm.

Ändern sich später Angaben in den Stammdaten, die auf deine Belege gehören, etwa nach einer Umgründung, fragt LazyBill beim Speichern, ob die Fußzeile neu erzeugt werden soll. In einer weiteren Sprache erzeugt LazyBill die Fußzeile mit übersetzten Beschriftungen selbst. Willst du sie dort anders haben, wechselst du rechts oben die Sprache und passt sie an.

Eigene PDF-Vorlage

Wählst du rechts oben Eigene PDF-Vorlage, lädst du im Werkzeug rechts ein fertiges Briefpapier hoch: ein PDF im Format DIN A4, höchstens 5 MB. Es wird sofort nach der Auswahl hochgeladen und aktiviert. Entfernst du es wieder, gilt sofort wieder die Variante ohne PDF. LazyBill legt die Belegdaten darüber und ändert am Blatt selbst nichts. Deine Einstellungen für Briefkopf und Fußzeile bleiben dabei erhalten, sie sind nur deaktiviert. Solange noch kein PDF hochgeladen ist, zeigt die Vorschau die Belegdaten auf leerem Blatt.

Links und rechts hält LazyBill je 2,5 cm Rand. Wo der Inhalt oben und unten beginnt und endet, stellst du am Lineal ein, wie oben unter Seitenränder beschrieben. Halte diese Flächen auf deinem PDF frei von Grafik und Logo.

Ab Seite 2 legt LazyBill die letzte Seite deines PDFs unter. Brauchen die Folgeseiten ein anderes Briefpapier, lädst du unter PDF für Folgeseiten ein zweites PDF hoch. Es gilt nur zusammen mit dem Briefpapier-PDF.

Die Fußzeile von LazyBill entfällt bei dieser Variante. Angaben, die sonst in der Fußzeile stehen, etwa UID, Firmenbuchdaten oder IBAN, setzt du deshalb auf das PDF selbst, denn den Inhalt einer hochgeladenen Datei kann LazyBill nicht prüfen. Kuvertfenster einblenden hilft dir auch hier beim Ausrichten. Zurück zur Variante ohne PDF kommst du über die Auswahl rechts oben und Speichern & aktivieren.

Die Bereiche der Beschriftungen

Die festen Texte auf dem Beleg sind alles, was nicht aus deinen Stammdaten, den Vorlagen oder den Positionen kommt: der Dokumenttitel, die Spaltenköpfe, der Summenblock und die Steuerhinweise. Ohne Auswahl steht rechts die Liste aller Bereiche, jeweils mit der Zahl ihrer Felder:

• Dokumenttitel: die Überschrift jedes Belegtyps und die Überschrift seines Blocks oben rechts
• Kopfdaten: die Absenderzeile über der Anschrift und der Block rechts daneben, etwa Nummer, Datum, Lieferdatum, Kunden-Nr. oder Zahlbar bis. Eine Zeile erscheint nur, wenn sie ausgefüllt ist.
• Spaltenköpfe: die Kopfzeile der Positionstabelle. Dazu gehört der Rabattgrund in der E-Rechnung. Er steht nicht auf dem gedruckten Beleg, sondern nur in der E-Rechnung: Hat eine Position einen Rabatt, nennt die E-Rechnung dazu diesen Text als Grund. Die Buchhaltungssoftware deines Kunden kann ihn lesen.
• Summenblock: die Zeilen unter den Positionen bis zum Gesamtbetrag
• Steueraufteilung: die Tabelle je Steuersatz, wenn ein Beleg mehrere Sätze hat
• Steuerhinweise: die Pflichtangaben unter dem Summenblock, etwa zur Kleinunternehmerregelung oder zum Reverse Charge. Auf dem Beleg stehen nur die Hinweise, die auf ihn zutreffen.
• Seiten & Fußzeile: Seitenzählung, Übertrag bei mehrseitigen Belegen und der Text unter QR-Code
• Stornorechnung: Titel und Kopfdaten-Beschriftungen, wenn eine Rechnung storniert wird
• Rechnungskorrektur: dieselben Beschriftungen, wenn du einen Teil einer Rechnung gutschreibst

Suchst du ein bestimmtes Feld, tippst du es oben in Beschriftung suchen… ein. Kopf und Fußzeile des Blatts gehören zum Briefpapier, weiter oben auf dieser Seite. Klickst du auf Anschrift oder Positionen, sagt dir LazyBill, woher diese Angaben kommen: aus den Kundendaten bzw. aus dem Beleg. Zeigt das Blatt einen deiner eigenen Belege, führt dich Zum Kunden gleich zu dessen Kunden und Zum Entwurf an die passende Stelle des Belegs, zu den Positionen bzw. zu Einleitung und Schlusstext. Diese Buttons öffnen einen neuen Tab, das Layout bleibt also, wie es ist, auch mit ungespeicherten Änderungen. Wechselst du zurück, zeigt das Blatt, was du dort geändert hast.

Bereich anklicken, rechts ändern

Fährst du mit der Maus über ein Feld der Liste, ist seine Stelle im Blatt gelb hinterlegt. Ein Klick auf das Feld oder den Stift daneben öffnet es, im Blatt ist es dann eingerahmt. Umgekehrt geht es auch: Ist ein Bereich gewählt, lässt sich jedes seiner Felder direkt im Blatt anklicken. Im Eingabefeld steht der Text, der gerade gilt, darunter der Standard. Weicht dein Text davon ab, trägt das Feld in der Liste die Marke geändert, und Zurücksetzen im Kasten Standard holt den Standard zurück. Jede Änderung siehst du sofort im Blatt. Manche Texte enthalten Platzhalter in eckigen Klammern wie [Satz] oder [Betrag]. Die lässt du stehen, an ihrer Stelle setzt LazyBill auf dem Beleg die Werte ein.

In den Steuerhinweisen steht jeder Hinweis als eigener Block, so wie er auf dem Beleg erscheint. Ein Klick auf einen Hinweis öffnet seine Zeilen, und das Blatt zeigt genau diesen Hinweis. Zeigt das Blatt einen deiner Entwürfe, steht dort nur sein eigener Hinweis: Ein Klick darauf öffnet den passenden Block, und in der Liste steht bei ihm „auf deiner Rechnung“. In den Blöcken Ausfuhrlieferung und Dienstleistung (Nicht-EU) sitzt an beiden UID-Zeilen ein Auge: Damit blendest du deine UID und die des Kunden im Hinweis ein. Anfangs sind beide aus, denn deine steht meist schon in der Fußzeile und die des Kunden oben bei „Ihre UID:“. Fehlt die Nummer, lässt sich das Auge nicht öffnen, und darunter steht, wo du sie hinterlegst. Bei einem Kunden außerhalb der EU zählt dafür seine UID aus einem EU-Land, nicht die Steuer-ID. Im Muster hat der Kunde keine UID, dort bleibt dieses Auge zu.

Übernommen wird alles erst mit Speichern, zusammen mit dem Briefpapier. Darunter steht, wie viele Beschriftungen vom Standard abweichen. In Deutsch und Englisch setzt Diesen Bereich auf die Grundeinstellungen zurücksetzen nach einer Rückfrage alle Texte des gewählten Bereichs zurück. Es steht unter der Liste des Bereichs, nicht bei einem einzelnen Feld. Welche Zeilen ein- oder ausgeblendet sind, bleibt, wie es ist. Ein Klick ins Grau neben dem Blatt bringt dich zurück zur Liste der Bereiche.

Zeilen aus- und einblenden

Neben einigen Beschriftungen der Kopfdaten sitzt ein Auge. Es blendet die Zeile auf dem Beleg aus, ohne dass du etwas löschst. Im Blatt siehst du sofort, was dann fehlt, und ein zweiter Klick holt sie zurück. Ausblenden lassen sich die Absenderzeile, die Belegnummer im Block oben rechts (sie steht ohnehin in der Überschrift), Kunden-Nr., Rückfragen an, Auftrag, Zahlbar bis und Gültig bis. Seit 12. Oktober 2026 hat auch die UID des Kunden in der Zeile Ihre UID: ein Auge: Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Lieferung und ähnlichen Fällen steht sie schon im Steuerhinweis und stand deshalb zweimal auf dem Beleg. Blendest du sie aus, verschwindet sie überall — nur auf einer österreichischen Rechnung über 10.000 € brutto bleibt sie stehen, weil sie dort zu den Pflichtangaben gehört und der Steuerhinweis sie nicht schon trägt. Bei einem Kunden außerhalb der EU steht in dieser Zeile seine Steuer-ID mit der Bezeichnung aus den Kundendaten. Zwei Zeilen sind anfangs ausgeblendet und lassen sich einblenden: Ihr Zeichen und die Steuernummer des Kunden. Beide kommen aus den Kundendaten.

Wo ein Schloss statt eines Auges steht, ist die Angabe Pflicht und bleibt:

• Rotes Schloss: Die Zeile steht aufgrund der Pflichtangaben immer auf dem Beleg. Das gilt für das Ausstellungsdatum und für das Liefer- bzw. Leistungsdatum. Hat eine Rechnung kein eigenes Lieferdatum, steht dort das Belegdatum.
• Graues Schloss: Die Zeile erscheint nur, wenn sie ausgefüllt ist, etwa der Leistungszeitraum.

Zeigst du mit der Maus auf ein Symbol, erklärt es sich, ein Klick auf das Schloss nennt dir den Grund. Unter dem Button Speichern steht eine Legende aller Symbole.

Zeigt das Blatt einen deiner eigenen Belege, steht neben dem Schloss ein durchgestrichenes Auge, wenn die Zeile auf diesem Beleg fehlt. Zeigst du darauf, nennt dir LazyBill den Grund, etwa dass du am Beleg keinen Leistungszeitraum angegeben hast.

Neue Firmen starten mit einem schlanken Block: Datum, Liefer- bzw. Leistungsdatum, Kunden-Nr. und, wo hinterlegt, die UID des Kunden. Bestehende Firmen sehen weiter alles, bis sie selbst etwas ausblenden. Wie die Beschriftungen wird auch dieser Stand beim Finalisieren eingefroren: Ein fertiger Beleg sieht später genauso aus wie am Tag, an dem du ihn ausgestellt hast.

Absenderzeile und Ansprechperson

Die schmale Zeile über der Anschrift, die im Fensterkuvert mit im Sichtfeld liegt, schreibst du in den Kopfdaten selbst. Voreingestellt steht dort [Firma] · [Straße] · [PLZ] [Ort]. Die vier Platzhalter sind freiwillig: Du kannst sie stehen lassen, ersetzen oder weglassen. Was stehen bleibt, füllt LazyBill aus deinen Stammdaten; fehlt dort eine Angabe, verschwindet sie samt ihrem Trennpunkt. Wer lieber „Musterfirma GmbH · Postfach 12 · 1010 Wien“ schreiben will, tut das einfach.

Die Ansprechperson trägst du im Feld Rückfragen an ein: Öffnest du es, steht gleich unter dem Text das Feld Ansprechperson. Vorbelegt ist es mit Titel, Vor- und Zuname aus den Stammdaten, und so steht es auch unter Standard. Trägst du jemand anderen ein, steht dieser Name auf dem Beleg hinter „Rückfragen an“, in allen Sprachen. Leerst du das Feld, gilt wieder der Name aus den Stammdaten. Soll die Zeile gar nicht erscheinen, blendest du sie mit dem Auge aus. Bis September 2026 stand dieses Feld in den Stammdaten.

In anderen Sprachen

Die Beschriftungen gelten je Sprache, die Sprache wechselst du rechts oben. Deutsch ist die Standardsprache und der Rückfall für alle anderen. Augen und Ansprechperson gelten für alle Sprachen gemeinsam. Für Englisch bringt LazyBill eigene Standardtexte mit, mehr dazu unter Vorlagen und Sprachen.