Wiederkehrende Rechnungen

Was du jedes Monat oder jedes Quartal gleich abrechnest, richtest du einmal ein: Eine wiederkehrende Rechnung merkt sich Kunde, Positionen und Texte und legt daraus zu jedem Termin eine neue Rechnung an. Du entscheidest, ob du sie noch durchsiehst, ob LazyBill sie fertigstellt oder ob sie gleich beim Kunden im Postfach liegt.

Wo du sie findest

Bei deinen Rechnungen steht oben der Button Wiederkehrend mit den zwei Pfeilen, gleich neben dem Papierkorb. Die Zahl daneben sagt dir, wie viele du eingerichtet hast; beendete zählen nicht mit. Wartet bei einer etwas auf dich, sitzt am Button ein roter Kreis mit der Anzahl. Dahinter liegt die Übersicht mit Kunde, Rhythmus, nächstem Termin, Betrag und Status, durchsuchbar und sortierbar wie deine Rechnungsliste. Am Handy steht derselbe Button neben dem Seitentitel, dort nur mit dem Zeichen, und die Angaben kommen als Karten.

Der Status sagt, woran du bist: Entwurf, solange du noch einrichtest, Aktiv, wenn die Termine laufen, Pausiert, wenn du eine Pause eingelegt hast, und Beendet, wenn keine Rechnung mehr kommt. Steht dort stattdessen Zu prüfen, wartet auf der Detailseite etwas auf dich — die Gründe stehen dort und nicht in der Liste.

Eine wiederkehrende Rechnung anlegen

Es gibt zwei Wege, und der bequemere führt über eine Rechnung, die du schon geschrieben hast: Öffne sie und wähl im Menü Automatisch wiederholen. Dann stehen Kunde, Positionen, Preise, Zahlungsziel, Sprache und Währung schon so da, wie der Kunde sie kennt. Steht in den Texten ein fester Monat, etwa „Wartung Oktober 2026“, fragt LazyBill nachher, ob daraus die Variable werden soll — sonst hieße jede Folgerechnung wieder Oktober. Was dort steht, entscheidest du; ungefragt wird kein Text geändert.

Der zweite Weg ist der leere: In der Übersicht legst du über Neue wiederkehrende Rechnung eine an und füllst sie wie eine gewöhnliche Rechnung. Der Editor ist derselbe, mit Positionen, Texten, Sprache und Währung, und über die Vorschau siehst du die nächste Rechnung als PDF, bevor sie jemand bekommt.

Gespeichert wird die Einrichtung wie ein Beleg. Mit dem Speichern wird aus dem Entwurf eine aktive wiederkehrende Rechnung, und ab dann laufen die Termine.

Rhythmus, Termin und Abrechnung

Im Editor steht über den Positionen die Karte mit den Einstellungen. Jede Änderung darin speichert sich selbst, du brauchst nichts zu bestätigen.

Rhythmus heißt monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Nächster Termin ist der Tag, an dem die nächste Rechnung entsteht; sein Tag im Monat gilt auch für alle folgenden Termine. Wählst du den 31., rückt der Termin im Februar auf den letzten Tag des Monats und kehrt danach auf den 31. zurück. Unter Ende (optional) trägst du ein, wann Schluss ist — ein Vertrag über zwölf Monate endet damit von selbst. Lässt du das Feld leer, läuft die Reihe weiter, bis du sie beendest.

Abrechnung entscheidet, welche Monate die Rechnung abdeckt und welches Leistungsdatum sie trägt. Im Nachhinein rechnest du zurückblickend ab: Die Rechnung vom 1. Dezember gilt für den November, und als Leistungsdatum steht der letzte Tag dieses Zeitraums darauf, denn die Leistung ist erbracht. Im Voraus rechnest du vorausschauend ab: Die Rechnung vom 1. Dezember gilt für den Dezember, und das Leistungsdatum ist der Termin selbst — wie bei einer Rechnung, die du von Hand im Voraus schreibst.

Anzeige auf der Rechnung bestimmt, wie dieser Zeitraum beim Kunden steht. Die Auswahl zeigt dir die Möglichkeiten gleich am Zeitraum der nächsten Rechnung: ausgeschrieben als November 2026, als Datum von – bis, also 01.11.2026 – 30.11.2026, oder Ohne Leistungszeitraum, wenn gar keiner auf der Rechnung stehen soll. Ein Zeitraum besteht immer aus ganzen Monaten, die kurze Form sagt deshalb dasselbe wie die beiden Daten: Ein Quartal steht als 4. Quartal 2026, ein ganzes Kalenderjahr als 2026, alles Übrige mit abgekürzten Monaten wie Nov. – Dez. 2026. Unter den Feldern steht immer mit, was als Nächstes entsteht, samt Zeitraum.

Am Termin: Entwurf, fertig oder versendet

Unter Am Termin legst du fest, wie weit LazyBill gehen soll:

Angelegt wird am Termin, auch am Wochenende. Die Mails gehen Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr hinaus — was am Wochenende fällig war, geht am Montagmorgen. Klappt der Versand im ersten Anlauf nicht, versucht LazyBill es in der folgenden Stunde noch einige Male. Über eine fremde Absenderadresse weicht LazyBill dabei nie aus: Bleibt dein eigenes Postfach stumm, bleibt die Rechnung fertig liegen und wartet auf dich.

Dazu bekommst du eine Mail an deine Anmeldeadresse, mit Nummer, Kunde und Betrag. Entwürfe und fertiggestellte Rechnungen stehen darin am Tag, an dem sie entstanden sind, auch am Wochenende. Versendete und alles, worum sich jemand kümmern sollte, folgen, sobald der Versand durch ist. Was du inzwischen selbst versendet hast, fehlt darin, und bleibt nichts übrig, kommt keine Mail.

Der Text der Mail

Der Text steht am Desktop im Reiter Textbausteine unter In der E-Mail. Solange du nichts änderst, gilt der Standardtext aus den Einstellungen, auch wenn du ihn dort später anpasst. Änderst du ihn hier, gilt das für jede Rechnung aus dieser wiederkehrenden Rechnung, auch wenn du sie selbst versendest. Standard wiederherstellen führt zurück zum Text aus den Einstellungen. Über Variable fügst du zum Beispiel den Monat ein, er richtet sich nach dem Termin der Rechnung.

Darunter legst du mit Kostenübersicht in der E-Mail anzeigen fest, ob die Übersicht als Tabelle unter dem Text steht. Auch das gilt nur für diese wiederkehrende Rechnung.

Menge nach Tagen abrechnen

Rechnest du nach Tagen ab, etwa eine Betreuung oder eine Miete, musst du die Menge nicht jedes Mal selbst eintragen. Im Mengenfeld einer Position sitzt das Auswahlfeld { }, genau wie bei der Einheit. Darin wählst du Tage im Zeitraum, und LazyBill setzt zu jedem Termin die Kalendertage des abgerechneten Zeitraums ein: im November 30, im Dezember 31, bei einem Quartal die Tage aller drei Monate. Über dasselbe Auswahlfeld stellst du die Menge wieder fest ein.

In den Texten helfen die Variablen weiter, die du schon von den Produkten kennst — [Aktueller_Monat], [Vormonat], [Quartal] und die anderen. Sie werden zu jedem Termin neu eingesetzt, sodass in der Beschreibung der richtige Monat steht. Mehr dazu unter Kunden, Produkte und Lieferanten anlegen.

Pausieren, beenden, löschen

Über das Menü mit den drei Punkten steuerst du die Reihe, in der Übersicht wie im Editor:

• Pausieren hält die Termine an. Es entsteht keine Rechnung, bis du fortsetzt.
• Fortsetzen nimmt die Reihe wieder auf, beim nächsten Termin ab heute und an dem Tag im Monat, den du gewohnt bist.
• Beenden schließt die Reihe ab. Es kommen keine weiteren Rechnungen, und die fertigen bleiben, wie sie sind. Auch eine beendete Reihe lässt sich später fortsetzen.
• Löschen entfernt die Einrichtung. Die Rechnungen, die daraus entstanden sind, bleiben dir erhalten — sie sind gewöhnliche Rechnungen und gehören zu deiner Nummernfolge.

Eine Rechnung, die aus einer wiederkehrenden Rechnung entstanden ist, verhält sich wie jede andere: Du kannst sie ansehen, senden, bezahlt setzen, stornieren und mahnen.

Wenn ein Termin liegen geblieben ist

Fällt ein Termin aus, weil die Rechnung gerade nicht fertigzustellen war, holt LazyBill ihn bis zu drei Tage später von selbst nach. Ältere Termine wartet die Detailseite ab und fragt dich: Sonst bekäme dein Kunde nach Wochen mehrere Rechnungen auf einmal. Auf der Detailseite stehen die Hinweise dazu mit dem Weg daneben.

Nachholen legt für jeden verpassten Termin eine Rechnung an, mit dem heutigen Datum. Überspringen lässt die Termine aus und setzt die Reihe beim nächsten fort. Daneben gibt es drei weitere Hinweise, die dir Arbeit abnehmen, indem sie den Grund gleich nennen: Als Entwurf angelegt sagt, warum die Rechnung nicht fertiggestellt werden konnte, Nicht versendet, warum die Mail nicht hinausging, und Wartet auf den Versand, dass sie in der Warteschlange steht. Jeder dieser Hinweise hat den Button Rechnung öffnen dabei, damit du direkt dort weiterarbeitest.

Soll per Mail versendet werden, beim Kunden steht aber keine Adresse, sagt das die Karte ebenfalls — dann trägst du sie beim Kunden nach, und der nächste Termin läuft wieder durch. Bei Fragen melde dich gerne unter support@lazybill.at.