Bankabgleich

Jede Zahlung auf deinem Konto gehört zu einer Rechnung oder zu einem Beleg. Mit dem Bankabgleich stellst du diese Verbindung in wenigen Minuten her. Du lädst deinen Kontoauszug hoch, und LazyBill sucht zu jeder Buchung den passenden Beleg. Du bestätigst mit einem Klick. Die Zahlung erfasst LazyBill für dich, und die Rechnung gilt damit als bezahlt.

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Du findest den Bankabgleich am Computer im Menü auf der linken Seite. Er ist für den großen Bildschirm gemacht: links die Buchungen, rechts die Belege dazu. Deshalb arbeitest du ihn am Schreibtisch ab und nicht unterwegs am Smartphone. Zur Verfügung steht er Firmen mit Sitz in Österreich und in Deutschland.

Den Kontoauszug hochladen

Lade dir in deinem Online-Banking den Kontoauszug als CSV-Datei herunter. Banken in Österreich und Deutschland bieten das an, meist unter „Export“ oder „Umsätze herunterladen“. In LazyBill klickst du dann oben rechts auf Kontoauszug importieren. Du kannst mehrere Monate auf einmal hochladen, bis zu 1.000 Buchungen in einer Datei. Vorgemerkte Umsätze, die deine Bank noch nicht gebucht hat, übernimmt LazyBill nicht. Sie kommen mit dem nächsten Auszug.

Bereite die Datei kurz auf, bevor du sie hochlädst. Lösch die Buchungen heraus, die nicht in deine Buchhaltung gehören, und entfern Angaben, die LazyBill für die Zuordnung nicht braucht. Viele Banken exportieren etwa den Kontostand nach jeder Buchung mit. Einzelne Spalten kannst du auch beim Zuordnen auf Nicht importieren stellen.

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Jede Bank nennt ihre Spalten anders. Deshalb sagst du LazyBill im zweiten Schritt einmal, welche Spalte was bedeutet. Meist hat LazyBill schon alles richtig vorausgewählt, und du klickst nur noch auf Importieren. Zwei Angaben braucht LazyBill in jedem Fall: den Buchungstag und den Betrag.

Diese Angaben sind freiwillig, bringen dir aber etwas:

Die Zuordnung der Spalten merkt sich LazyBill. Beim nächsten Mal lädst du die Datei nur noch hoch und bestätigst.

Nach dem Import siehst du, wie viele Buchungen angekommen sind. Lädst du dieselbe Datei versehentlich ein zweites Mal hoch, entstehen keine Dubletten. Du kannst also ruhig den Auszug des ganzen Quartals nehmen, auch wenn der erste Monat schon drin ist.

So arbeitest du die Liste ab

Die Liste zeigt dir einen Monat, ein Quartal oder ein ganzes Jahr. Oben siehst du auf einen Blick, wie weit du bist, und kannst danach filtern:

Einzelne Buchungen findest du über das Suchfeld nach Partner, Verwendungszweck oder Betrag. Und wenn dir eine Spalte zu schmal ist, ziehst du sie breiter. LazyBill merkt es sich für das nächste Mal, auch an einem anderen Rechner.

Rechts siehst du, welche Belege und Rechnungen noch auf ihre Zahlung warten. Wählst du links eine Buchung aus, stehen dort die Belege, die dazu passen könnten. Fehlt der Beleg noch, lädst du ihn gleich hier hoch. Am Monatsende ist diese Spalte deine Gegenprobe: Was hier übrig bleibt, ist tatsächlich noch offen.

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Eine Buchung einem Beleg zuordnen

Am schnellsten geht es, wenn in der Zeile schon ein Vorschlag steht: Du klickst auf Übernehmen, und die Buchung ist mit dem Beleg verbunden. Gibt es keinen Vorschlag, wählst du die Zeile an und nimmst rechts den passenden Beleg: entweder über Zuordnen auf der Karte oder indem du die Karte mit der Maus auf die Zeile ziehst.

Bevor es gebucht wird, zeigt dir LazyBill beides nebeneinander: die Buchung von der Bank und den Beleg mit dem Betrag, der darauf noch offen ist. Stimmt es, bestätigst du mit Zuordnen. LazyBill trägt die Zahlung mit dem Datum deiner Bankbuchung am Beleg ein. Noch einmal von Hand erfassen musst du sie nicht.

Gehört nur ein Teil der Buchung zu diesem Beleg, trägst du im Feld Davon zuordnen den passenden Betrag ein. Der Rest bleibt offen und wartet auf seinen eigenen Beleg.

Eine Abbuchung, mehrere Rechnungen? Dann hakst du mehrere Zeilen an und ordnest sie gemeinsam zu. So erledigst du die Anbieter, die in runden Beträgen abbuchen und erst am Monatsende eine Rechnung schicken: Du hakst alle Abbuchungen des Monats an und ordnest sie gemeinsam der Monatsrechnung zu. LazyBill prüft dabei, ob die Summe der Buchungen zum Rechnungsbetrag passt.

Wie sicher ein Vorschlag ist

Über jedem Vorschlag steht, woran LazyBill ihn festmacht, etwa „Gefunden über: Rechnungsnummer“. Das hilft dir bei der Einschätzung: Steht deine Rechnungsnummer oder deine Kundennummer im Verwendungszweck, ist die Sache klar. Passt dagegen nur der Betrag, schau lieber zweimal hin, bevor du bestätigst. Ist LazyBill unsicher, macht es gar keinen Vorschlag. Dann suchst du den Beleg selbst.

Zahlst du einen Lieferanten regelmäßig, kannst du beim Zuordnen Künftig vorschlagen einschalten. LazyBill merkt sich dann, wer hinter dieser Bankverbindung steckt, und schlägt ihn beim nächsten Mal von selbst vor. Welche gemerkt sind, siehst du unter Gelernte Zuordnungen. Dort kannst du jede einzeln wieder löschen.

Wenn der Betrag nicht genau stimmt

Dein Kunde hat weniger überwiesen, als auf der Rechnung offen war. LazyBill rechnet dir die Differenz vor und fragt, wie sie zu verstehen ist. Hat dein Kunde Skonto abgezogen, schaltest du Skonto abgezogen ein: Der Abzug gilt dann als gewährter Skonto, und die Rechnung ist vollständig beglichen. Lässt du den Schalter aus, verbucht LazyBill den Betrag als Teilzahlung, und der Rest bleibt offen. Diese Entscheidung nimmt dir das Programm nicht ab, denn ob ein Abzug vereinbart war oder noch Geld kommt, weißt nur du.

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Bei einem Beleg deines Lieferanten beantwortet der Beleg die Frage: Steht auf ihm ein Skonto und trifft die Abbuchung genau den Betrag nach Abzug, bucht LazyBill den Skonto beim Übernehmen gleich mit. Woher die Angabe kommt, steht unter Belege erfassen.

Dein Kunde hat mehr überwiesen, als auf der Rechnung offen war. In diesem Fall ordnet LazyBill der Rechnung nur den Betrag zu, der auf ihr tatsächlich offen ist. Der Überschuss bleibt an der Buchung stehen, bis du entschieden hast, was damit geschieht: Hast du das Geld zurücküberwiesen, hakst du den Rest über das Zeilenmenü ab. Bleibt es als Vorauszahlung stehen, erfasst du es als Guthaben.

Du hast die Zahlung schon von Hand erfasst. Dann verbindet LazyBill die vorhandene Zahlung mit der Bankbuchung und legt keine zweite an. Deine Rechnung zählt also nur einmal als bezahlt. Liegen das Datum deiner Erfassung und der Buchungstag weit auseinander, fragt LazyBill vorher nach, ob wirklich dieselbe Zahlung gemeint ist.

Du zahlst eine Dauerrechnung in Raten. Hier gilt die einzelne Rate als passender Betrag, auch wenn auf der Rechnung insgesamt noch mehr offen ist. Du wirst deshalb nicht bei jeder einzelnen Rate gefragt, ob es sich um Skonto oder eine Teilzahlung handelt.

Bankspesen und Kartenentgelte

Für Kontoführung, Kartenentgelte oder Auslandsspesen bekommst du keine Rechnung. Den Beleg dafür erstellst du direkt aus der Buchung: im Zeilenmenü Als Bankspesen erfassen wählen, und der Beleg ist angelegt und verbunden. Eine Datei brauchst du dafür nicht: Der Kontoauszug selbst ist der Nachweis, und eine Rechnung stellt dir die Bank darüber nicht aus.

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Der Beleg wird ohne Umsatzsteuer und ohne Vorsteuerabzug angelegt, denn Bankspesen sind steuerfrei: in Österreich unecht befreit nach § 6 Abs. 1 Z 8 lit. e UStG 1994, in Deutschland nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG. Anders liegt es, wenn dein Anbieter auf die Befreiung verzichtet hat, in Österreich etwa bei Kreditkartenentgelten, in Deutschland nach § 9 UStG. Und bei Zahlungsdienstleistern wie Stripe, SumUp oder PayPal steht Umsatzsteuer auf der Abrechnung. Den Beleg kannst du jederzeit anpassen.

Kommen mehrere Zeilen auf einmal zusammen, hakst du sie an und legst alle Belege in einem Schritt an.

Spesen auf einer Kartenzahlung. Manchmal schlägt die Bank ihre Spesen direkt auf eine Kartenzahlung auf: Deine Rechnung lautet auf 124,45 €, abgebucht werden 126,47 €, und im Verwendungszweck steht „SPESEN: 2,02“. Diese Spesen rechnet LazyBill heraus, damit die Zuordnung zu deinem Lieferanten wieder genau aufgeht. Für die Differenz erfasst du anschließend mit Rest als Bankspesen erfassen einen eigenen Beleg.

Rechnungen in fremder Währung

Wenn dein Lieferant in Dollar abrechnet, brauchst du für deine Buchhaltung den Euro-Betrag. Den liefert dir deine Bank: Was sie abgebucht hat, hat dich der Beleg in Euro gekostet. In Österreich ist der Kurs aus einer Bankmitteilung auch für die Umsatzsteuer ausdrücklich zugelassen (§ 20 Abs. 6 UStG 1994), du musst also keinen Kurs aus dem Internet heranziehen. In Deutschland gilt für die Umsatzsteuer der monatliche Umrechnungskurs des Bundesfinanzministeriums, der Tageskurs laut Bank nur, wenn dein Finanzamt es dir gestattet hat (§ 16 Abs. 6 UStG). Ist bei dir Umsatzsteuer im Spiel, klär das in Deutschland kurz mit deiner Steuerberatung.

Erfass den Beleg einfach so, wie die Rechnung aussieht. Beim Zuordnen bietet dir LazyBill dann Euro-Betrag laut Bank übernehmen an und rechnet den Beleg samt allen Positionen und der Umsatzsteuer auf Euro um. In Österreich ist dieser Schalter vorgewählt. In Deutschland ist er es, sobald unter Mein Konto → Stammdaten → Steuer & Bank der Schalter Umrechnung nach dem Tageskurs (§ 16 Abs. 6 UStG) eingeschaltet ist; ohne diese Erlaubnis bleibt er aus und nennt die Bedingung „Nur mit Erlaubnis des Finanzamts zur Umrechnung nach dem Tageskurs (§ 16 Abs. 6 Satz 3 UStG).“ Der Hinweis am Beleg sagt dir dann, dass der Euro-Betrag zum Umsatzsteuer-Umrechnungskurs des BMF für den Monat der Leistung gehört.

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Dieser Schalter erscheint, solange auf dem Beleg noch nichts bezahlt ist. Steht dort schon eine Zahlung, bleibt der Betrag, auf den gezahlt wurde.

Guthaben beim Lieferanten

Manche Anbieter arbeiten mit einem Kundenkonto: Du überweist einen Betrag im Voraus, und die Rechnungen werden davon abgezogen. Bei Werbekonten, Portoguthaben oder Plattformen ist das üblich.

Erfass eine solche Überweisung über das Zeilenmenü mit Als Guthaben aufladen und wähl den Lieferanten aus. Bekommst du Geld aus dem Guthaben zurück, wählst du Als Guthaben-Rückzahlung.

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Beim Lieferanten siehst du danach jederzeit, wie viel Guthaben dort noch liegt und welche Rechnungen schon davon bezahlt wurden. Kommt die nächste Rechnung, erfasst du sie als Beleg und wählst Aus Guthaben bezahlen.

Wichtig bei Istbesteuerung

Hast du in den Stammdaten Istbesteuerung gewählt, zählt bei dir normalerweise der Tag, an dem das Geld fließt. Beim Guthaben ist das anders: Die Aufladung ist noch keine Ausgabe. Dein Geld liegt beim Lieferanten, abgeflossen ist es erst, wenn eine Rechnung damit bezahlt wird (für Österreich EStR 2000 Rz 4621). An diesem Tag entsteht die Ausgabe. Die Vorsteuer zählt in Österreich ebenfalls ab diesem Tag, in Deutschland wie immer nach dem Belegdatum der Rechnung.

Für dich heißt das: Erfass die Aufladung nicht zusätzlich als Beleg. Sonst steht die Ausgabe zweimal in deinen Zahlen: einmal bei der Überweisung und einmal mit der Rechnung des Lieferanten. Die Überweisung erfasst du als Guthaben, die Rechnung als Beleg, und beim Bezahlen aus dem Guthaben kommt beides zusammen.

Deine Steuerberatung findet das Guthaben im Buchungsexport unter „Sonstige Forderungen“ wieder, mit dem passenden Konto für BMD, RZL und DATEV.

Zahlungen, die nicht über das Konto liefen

Hast du bar oder direkt mit der Karte bezahlt, steht nichts davon auf dem Kontoauszug. Setz an diesen Belegen den Haken Verbucht (am Beleg selbst heißt er Nicht über die Bank). Sie warten dann auf keine Buchung mehr und tauchen weder in der rechten Spalte noch in Vorschlägen auf. Rechnungen, die du aus einem Guthaben bezahlt hast, verhalten sich genauso.

Buchungen ohne Beleg

Nicht zu jeder Zeile gibt es einen Beleg: eine Umbuchung auf dein zweites Konto, die Zahlung ans Finanzamt, eine private Entnahme. Solche Zeilen hakst du im Zeilenmenü mit Kein Beleg nötig ab, und sie zählen als erledigt.

Bei einer teilweise zugeordneten Buchung kannst du auch nur den Rest abhaken und das jederzeit wieder rückgängig machen.

Etwas rückgängig machen

Jeder Schritt lässt sich zurücknehmen. Mit Zuordnung lösen trennst du Buchung und Beleg wieder; die Zahlung am Beleg verschwindet mit ihr. Mit Buchung löschen nimmst du eine Zeile aus der Liste. Beim nächsten Import derselben Datei ist sie wieder da.

Löschst du später einen zugeordneten Beleg oder stornierst eine Rechnung, erscheint die Buchung wieder als offen. Du siehst dann den Hinweis, warum: „im Papierkorb“ oder „storniert“.

Eine Ausgangsrechnung in Fremdwährung erfasst du dagegen direkt an der Rechnung, zusammen mit dem Euro-Betrag laut Bank: siehe Rechnungen in Fremdwährung.

Dein Konto bleibt bei deiner Bank

Für den Bankabgleich genügt der Auszug, den du selbst herunterlädst. Zugangsdaten zu deinem Online-Banking gibst du dafür nirgends ein, und kein Drittanbieter liest dein Konto aus. Diesen Umweg gehen andere Lösungen, bei dir entfällt er. Du bestimmst, welche Buchungen du hochlädst, und zugeordnet wird, was du bestätigst.

Bei Fragen melde dich gerne unter support@lazybill.at.